Отказное письмо это важный документ, который организация обращает в ответ на запрос о системе сертификации, если она решила не проходить данную процедуру. Правильное оформление отказного письма принципиально для сохранения деловых отношений и поддержания репутации компании.
Структура отказного письма
Отказное письмо должно содержать следующие элементы:
1. Шапка документа: Включает заглавие вашей организации, адресок, информацию для контактов, также дату составления письма.
2. Адресат: Укажите название и адресок организации, которая проводила сертификацию либо с которой вы вели взаимодействие.
3. Тема письма: Укажите четкую тему "Отказное письмо по системе сертификации".
4. 1-ый абзац: Начните с благодарности за предоставленную возможность пройти сертификацию. Это поможет создать положительное первое воспоминание.
5. Главный текст: Укажите причины отказа от системе сертификации. Тон должен быть приветливым и проф. Нужно сделать акцент на том, что решение было кропотливо обдумано.
6. Заключение: Завершите письмо выражением надежды на будущее сотрудничество и возможность осмотреть вопрос о сертификации вновь.
7. Подпись: Укажите вашу должность, имя и фамилию, а также подпись.
Благодарим вас за возможность пройти сертификацию по эталону ISO 9001. Мы высоко оцениваем ваше время и усилия, направленные на подготовку и проведение предварительных консультаций оформить отказное письмо
Однако после тщательного анализа текущего состояния нашей организации, мы приняли решение временно отрешиться от процедуры сертификации. Мы стремимся к повышению качества и эффективности наших процессов, и уверены, что со временем сможем к этому вернуться.
Возлагаем надежды на предстоящее сотрудничество и будем рады рассмотреть возможность сертификации в будущем.
Заключение
Отказное письмо по системе сертификации обязано быть написано вежливо и корректно. Правильное оформление способствует поддержанию проф отношений и раскрывает двери для возможного сотрудничества в будущем. |