Отказное письмо это документ, который необходимо составить в ответ на запрос либо требование, когда вы не имеет возможности либо не желайте его выполнить. Важно, чтобы письмо содержало все необходимые элементы, а также было оформлено корректно отказное письмо
Структура отказного письма
1. Шапка письма
В верхней части укажите свои контактные данные:
- ФИО
- адрес
- телефон
- электрическая почтовая контора
Дальше укажите дату дизайна письма.
2. Адресат
Под шапкой впишите информацию о получателе:
- ФИО либо наименование организации
- адрес
3. Тема письма
Укажите, что это отказное письмо. К примеру: "Отказ от выполнения запроса".
4. Вступительная часть
Начните письмо с приветствия. К примеру:
"Уважаемый(ая) ФИО адресата,"
5. Основная часть
Тут изложите сущность вашего отказа. Растолкуйте предпосылки, по которым вы не можете выполнить запрос. Постарайтесь быть вежливым и конструктивным. Например:
"К несчастью, в связи с укажите причину мы не сможем укажите, что именно."
6. Заключительная часть
Завершите письмо добрыми словами и пожеланиями. К примеру:
"Надеюсь на ваше понимание. Если возникнут вопросы, будьте добры, свяжитесь со мной."
7. Подпись
Укажите свою подпись, ФИО и, при необходимости, должность.
Заключение
Оформление отказного письма требует внимания к деталям и ясности в выражении мысли. Соблюдая предложенную структуру, у вас есть возможность создать документ, который будет понятен получателю и позволит избежать недоразумений. |